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# 一部手机掌上办会

> CFF2023年会，使用小金门户搭建年会活动一站式门户，向上千位参会人员提供包含购票付款、参会登记、食宿查询、评价反馈等在内的参会服务。

中国基金会发展论坛（China Foundation Forum，中文简称“基金会论坛”，英文简称CFF）成立于 2008 年，是中国社会组织促进会和有志于追求机构卓越、行业发展的基金会自愿发起的行业平台。年会活动作为其重要的品牌活动，已连续举办 14 届，成为中国基金会行业规模最大、持续时间最长的行业盛会。

 

经历疫情三年的线上办会，基金会论坛 2023 年会将于 11 月在深圳举办，作为疫情后的首次大规模线下相聚，2 天时间、2 场主论坛、12 场平行论坛，近千名参会人员将齐聚深圳，共同探讨行业前沿趋势与议题发展变化新况。

 

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## 环节多、人群杂，组织年会活动挑战重重

主办一场大型线下活动并非易事，基金会论坛年会从启动报名到正式召开，通常会经历近 2 个月的时间，涉及参会人员类型众多，需求繁杂。为了实现年会的数字化管理，他们尝试了多种软件与工具，但分散的数据，却也带来了新的挑战——

 

* 活动数据分散在不同系统中，难以进行综合分析和统计，管理难度大；
* 不同参会人员对于参会服务的需求各不相同，获取服务总是要依赖人工协助，增加了主办方的服务成本；
* 议程安排、嘉宾介绍等年会资讯通常会在不同时间阶段陆续发布，参会人员没有一个统一通道快速了解大会的最新进展；
* 随着活动筹备的推进，主办方难以及时根据当下需求，灵活调整线上系统的体验和流程；

 

为了彻底解决以上问题，2023年会在筹备阶段就确定了采用「一站式门户」的解决方案，在调研多个厂商与平台后，最终选择使用金数据的全新功能模块「小金门户」来完成年会门户的搭建。

 

目前，2023 年会已进入报名的最后阶段，项目执行团队**在「年会门户」中已经搭建了十多个应用组件，向上千位参会人员提供了包含购票付款、参会登记、食宿查询、评价反馈等在内的参会服务**。

 

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## 典型场景：活动预热，提前锁定活动意向参会者

往年，基金会论坛年会活动在正式启动报名前，会在多个渠道发布各种吸引人的内容，如活动预告、主题解读等进行前期的宣传与预热。图文并茂的预热内容引起了许多人的关注，但由于未启动正式报名，往往导致很多意向参会者较晚才会买票，大大增加了预测活动规模和会务压力的难度。

 

使用小金门户后，项目组为今年的年会活动增加了「预报名」环节。在预热阶段，意向参会者即可在各渠道的预热文章中，通过一个金数据表单提前完成活动门户的注册。

 

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注册进入门户后，即可查看**年会议程、主题解读、整体介绍、常见问题等持续更新的年会资讯**，待活动开启门票售卖时，已注册门户的意向参会者仍可通过之前的注册链接直接访问门户，完成购票、获取电子门票等后续环节。

 

此外，项目组工作人员也可及时联系在预热期间注册门户的意向参会者，提升购票转化。

 

## 典型场景：信息填报，减负参会者信息填写流程

拥有多个信息填报环节，是大型线下活动的普遍特征。往年，基金会论坛年会从报名、缴费，到发票申请，几乎每个环节都需要参会者填报自己的个人信息，不仅给参会者带造成了不少的填写压力，还时常出现错填/漏填的情况，为基金会工作人员的信息核对工作也带来不少挑战。

 

使用小金门户后，这一情况也得到了明显改善。由于参会者身份与门户中添加的所有表单绑定，所以当他们在填写门户中的表单时，之前注册门户时填写的个人信息也会自动填入，无需再次填写。

 

基金会管理人员也无需在多个表单中切换，可以在门户后台中直接查看某一位客户的所有填表信息了。

 

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## 典型场景：参会服务，打造个性化工作台

除了购买门票的参会者，基金会论坛 2023 年会门户也是嘉宾与合作伙伴获取参会服务的统一平台。

 

\- 基金会秘书长成长平台的注册用户与公开渠道报名的参会者，有不同的报名流程及不同的门票价格；

\- “团购”门票的机构可快速完成付费，再登记领票；

\- 从不同渠道登记参会的嘉宾、合作伙伴、“团购”的团员，都将进入年会门户，获得不同参会支持；

……

 

为了确保各类人员都可以在门户中快速找到所需的信息与服务，基金会通过「群组」来控制工作台组件的查看权限。使门户在提供一体化和统一的用户体验的同时，也能够兼备个性化的内容展示，提升参会体验。

 

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## **小结**

目前，基金会论坛 2023 年会已经进入报名的最后阶段，一站式门户作为本次年会的亮点之一，受到参会客户的诸多好评。11 月 22 日，年会将在深圳盛大开幕。活动当天，现场参会者亦可通过门户**查阅现场指引、提交评价反馈**；场外伙伴也可在门户中**通过视频、照片直播**体验年会盛况。一站式门户将伴随活动始终，保障基金会论坛 2023 年会有序进行。


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